Rationalisation du processus d'approvisionnement

La solution de la carte unique permettant de régler les dépenses d'approvisionnement et les frais de déplacement et de représentation permet aux entreprises d'éviter la duplication des systèmes et des logiciels nécessaires pour traiter les opérations par carte et en effectuer le rapprochement. L'automatisation du processus comporte des avantages à la fois pour les fonctions d'approvisionnement et celles des frais de déplacement et de représentation :

Approvisionnement, le programme de la carte Visa Commerciale restreint le besoin de formulaires de demande, bons de commande, factures et chèques. Ceci permet de réduire les coûts de façon importante, d'accélérer la livraison des biens et des services et de libérer des heures afin de se consacrer à des priorités commerciales stratégiques. En simplifiant et en accélérant le processus, le programme de la carte Visa Commerciale peut représenter une diminution des frais de transactions à l'interne pouvant atteindre 76 %.¹

D & R, le programme de la carte Visa Commerciale simplifie le processus relatif aux comptes fournisseurs puisqu'un seul chèque suffit pour régler toutes les dépenses des employés au lieu que des paiements individuels soient faits pour chacun des rapports de dépenses des employés. Les employés en profitent également, parce que les outils de production automatisée des rapports de dépenses permettent de réduire de près de 67 % le nombre d'heures que les employés consacrent à remplir les rapports de dépenses.²

Le programme de la carte Visa Commerciale utilise des systèmes et des logiciels qui facilitent le suivi et le contrôle des dépenses d'approvisionnement et des frais de déplacement et de représentation des employés, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Le programme peut être intégré à la plupart des systèmes internes de préparation de rapports et des processus électroniques d'approvisionnement; il n'y a donc aucun nouveau système à apprendre.

¹"2003 Purchasing Card Benchmark Survey Results," R. Palmer et M. Gupta.
²Aberdeen Group. "Expense Management Automation." Mars 2001.

Gestion plus efficace des dépenses de l'entreprise

Des procédures simplifiées et la commodité qu'offre l'utilisation d'une seule carte contribuent à favoriser la diffusion et l'acceptation des politiques internes et la participation au programme. Les caractéristiques telles que l'information consolidée des dépenses, les options de facturation flexibles et la préparation de rapports détaillés se conjuguent pour donner aux gestionnaires et à la direction une meilleure idée des dépenses d'approvisionnement et des frais de déplacement et de représentation ainsi qu'un meilleur contrôle des budgets et des processus.

Contrôle des dépenses des employés

Le programme de la carte Visa Commerciale vous propose des outils pour maintenir le contrôle des dépenses des employés. Des limites d'autorisation de transactions variables et le code de blocage de catégories de marchands (MCC) permettent aux gestionnaires d'établir des directives en matière de dépenses et d'approuver au préalable les catégories de marchands pour assurer un meilleur contrôle des dépenses. Des données détaillées sur les transactions et les dépenses vous donnent un aperçu plus net des dépenses des titulaires de carte et de l'entreprise dans son ensemble ainsi que des coûts relatifs aux fournisseurs. Vous pourrez ainsi mieux identifier les dépenses non conformes et les coûts excédentaires, assurant par le fait même le respect des politiques, budgets et limites de l'entreprise en matière de dépenses.