Si une planification et une stratégie sont requises pour qu'un programme de cartes commerciales garantisse des avantages maximums aux entreprises compte tenu des coûts réduits et des efficacités améliorées, la même situation s'applique à l'élaboration d'une stratégie technologique générale en matière de processus de l'acquisition au paiement. Un programme de cartes commerciales a le potentiel d'augmenter de façon importante le type et la quantité de renseignements qui sont recueillis pendant le procédé d'achat. Une infrastructure technologique bien intégrée à ce procédé peut améliorer l'approvisionnement courant et apporter des améliorations telles qu'un effet de levier augmenté de la part des fournisseurs, une conformité accrue à l'interne ou une réduction du nombre de bons de commande qui doivent être préparés et traités. Juxtaposée à une intégration technologique puissante, la conformité de l'utilisateur - dirigée par le soutien de la haute direction et le ralliement des utilisateurs de cartes - veille à ce que le programme de cartes commerciales atteigne son plein potentiel, par le traitement d'un montant maximum de dépenses de la façon la plus efficace qui soit.

Les entreprises doivent élaborer une stratégie technologique centralisée pour enrichir la stratégie générale en matière de processus de l'acquisition au paiement. Cette stratégie devrait décrire comment les mises en oeuvre et les améliorations technologiques permettent d'atteindre les objectifs généraux de l'entreprise.

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement

L'intégration étroite du programme à l'infrastructure technologique à partir des fondements est l'un des principaux défis qui sont rencontrés lorsque l'on souhaite qu'une organisation profite au maximum de son programme de carte d'approvisionnement. La plateforme technologique doit être alignée aussi étroitement que possible aux procédés de l'entreprise et de traitement de l'information afin d'améliorer le flux des renseignements. La quantité accrue, le type et le détail des données transactionnelles qui sont saisies, peuvent être utilisés où que ce soit, chaque fois qu'on le veut, et de quelque manière que ce soit pour soutenir et améliorer le processus d'approvisionnement. Ce qui signifie que la technologie de l'information (TI) doit participer tôt à la planification, en collaboration directe avec les autres unités commerciales telles que l'approvisionnement, les finances et les ressources humaines. L'objectif est de simplifier et d'accélérer le traitement de l'approvisionnement et des transactions pour les utilisateurs de l'entreprise et de favoriser un nouveau niveau de détail et d'exactitude dans la préparation de rapports et l'analyse des dépenses de l'entreprise parmi le plus vaste éventail possible de catégories de dépenses.

La composante technologique de la stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement doit être alignée non seulement sur la stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement et aux objectifs généraux de l'entreprise, mais également être conçue pour tenir compte des ressources TI courantes : l'on accorde rarement, en raison des contraintes physiques et financières, aux développeurs d'une stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement les nouveaux investissements technologiques qu'ils demandent. La stratégie d'approvisionnement de l'année précédente doit également être examinée, non seulement pour identifier les aires où l'amélioration est possible, mais également pour s'assurer que les plans sont cohérents à ceux des années précédentes et que les modifications apportées ne sont pas tellement radicales qu'elles éliminent le ralliement des utilisateurs finaux. Les utilisateurs - ainsi que les autres principaux intervenants tels que la direction - doivent voir la nouvelle stratégie comme étant une évolution logique de la façon de faire ultérieure, même si les changements sont importants et fondamentaux.

Plusieurs entreprises qui ont participé à l'étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement en 2004 ont affecté des représentants de leurs services TI afin qu'ils collaborent directement avec le personnel de l'approvisionnement et s'assurer du synchronisme de la mise en oeuvre de la technologie et du procédé d'approvisionnement. Une entreprise de taille moyenne, qui a emboîté le pas de l'investissement technologique en matière de processus de l'acquisition au paiement à partir de sa stratégie de la TI, a même décidé de retarder la mise en oeuvre prévue d'un système d'approvisionnement en ligne parce qu'elle ne pouvait pas l'intégrer à la plateforme de la TI et aux autres initiatives existantes : un excellent exemple du type de vision organisationnelle qui peut naître lorsque les services collaborent étroitement en reconnaissant les priorités de chacun et en tenant compte à la stratégie organisationnelle générale.

L'un des buts communs dans l'intégration de la technologie et de l'approvisionnement est de permettre aux utilisateurs de remplir et de soumettre les rapports de dépenses en ligne. L'intégration technologique permettra d'alimenter au préalable les rapports à partir de l'information du grand livre général et du centre des coûts provenant des systèmes dorsaux comme le progiciel de gestion intégrée des ressources (PGI). Ce niveau de fonctionnalité approfondit le ralliement de l'utilisateur en permettant à ce dernier d'accéder facilement à partir de son bureau à l'efficacité accrue. En fin de compte, la stratégie technologique devrait paver la voie à des fonctionnalités de plus en plus avancées, par exemple la possibilité de payer automatiquement les relevés de compte des cartes commerciales.

« Nous simplifions sans cesse le rapprochement des comptes », mentionne un client Visa d'une grande entreprise qui a intégré les systèmes avancés PGI et d'approvisionnement en ligne à son programme de cartes commerciales. « Désormais toute l'information de base sur les titulaires de carte - centre des coûts, adresse électronique, superviseur et autres est automatiquement téléchargée au fichier répertoire et notre émetteur peut apporter toutes les modifications voulues pour la préparation des rapports des cartes Approvisionnement ou Entreprise. »

Les organisations aux pratiques exemplaires encouragent et appliquent l'utilisation des cartes commerciales. Le rapprochement des dépenses admissibles aux cartes commerciales améliore la capacité de l'organisation d'atteindre des économies de coûts et le contrôle des dépenses imprévisibles... Chaque entreprise doit déterminer comment encourager au mieux l'utilisation de la carte commerciale pour les transactions admissibles en fonction de sa culture.

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement

Un fondement technologique fort permet aux entreprises de mettre en oeuvre des stratégies en matière de processus de l'acquisition au paiement de façon continue et uniforme à travers des unités commerciales, des « cultures » d'entreprise et des lieux géographiques disparates. Un fondement en TI sain, aligné aux exigences de la stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement, permet aux superviseurs et aux administrateurs du programme d'obtenir immédiatement des rapports clairs et précis sur les tendances en matière de dépenses. La capacité de recevoir un avis immédiat sur les inefficacités des dépenses et des cas de non-conformité à l'approvisionnement permet d'identifier de nouvelles possibilités d'économie et de maximiser celles existantes.

Toutefois, c'est en encourageant et en exigeant la conformité des utilisateurs que les entreprises profitent du plein potentiel d'une stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement et par conséquent qu'elles s'intéressent à améliorer la conformité de l'utilisateur là où de plus grandes économies peuvent être réalisées. Tout comme dans le cas de la mise en oeuvre du soutien technologique pour la stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement, il est essentiel d'être prudent dans l'approche à l'égard de la conformité de l'utilisateur. Les gestionnaires de programme doivent communiquer régulièrement les achats pour lesquels les cartes commerciales peuvent être utilisées. S'il y a un suivi des catégories d'achat toujours traitées d'une autre façon, telle que les bons de commande, les gestionnaires peuvent avoir une meilleure idée des transactions qui pourraient profiter d'un ajout au programme, ainsi que des achats qui ont été faits de cette façon, mais qui n'étaient pas conformes. Une entreprise a indiqué aux utilisateurs de cartes que la carte les « protégeait » en transférant la responsabilité individuelle vers l'organisation. La fonction des comptes créditeurs chez un autre client transmet des courriers électroniques qui encouragent les personnes qui font fréquemment des achats à obtenir une carte si elles n'en ont pas une ou à l'utiliser davantage si elles l'ont déjà. La réussite devrait toujours être récompensée : communiquer les avantages associés à l'utilisation de la carte et faire l'éloge des cas courants.

La meilleure façon de s'assurer qu'une stratégie en matière de processus de l'acquisition au paiement reflète la culture unique de l'organisation, ainsi que l'atteinte des objectifs et des priorités tangibles de l'entreprise est de faire participer les principaux intervenants commerciaux dès le début. Ceci inclut naturellement les personnes qui ont un pouvoir décisionnel dont le ralliement est essentiel, mais une représentation interservices est également requise. Un client Visa d'une grande entreprise a mis sur pied un comité composé des principaux intervenants alors qu'il procédait à la restructuration du programme de cartes et a inclus des représentants des différentes fonctions de l'entreprise, soient la sécurité, la fiscalité, la vérification, le juridique, les finances, la trésorerie, la gestion de l'approvisionnement et des dépenses.

Les entreprises aux pratiques exemplaires mettent souvent en oeuvre la carte commerciale de manière souple et « encouragent fortement » l'utilisation de la carte plutôt que de l'imposer. Une telle stratégie sera plus efficace si l'encouragement est fait de façon régulière et novatrice. L'étude sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement dresse le portrait de plusieurs entreprises qui ont adopté efficacement une stratégie « sentiments et logiques » pour la mise en place des cartes commerciales.