L’une des pratiques exemplaires fondamentales d’un programme de cartes commerciales – comme pour tout programme de cartes – est d’obtenir que la carte soit utilisée pour tous les achats admissibles. Une conformité accrue réduit les coûts du traitement de l'approvisionnement ainsi que le temps et la main-d'œuvre nécessaires pour la cueillette des renseignements sur les dépenses.
Les politiques doivent être détaillées et les utilisateurs doivent pouvoir y accéder facilement. Les communications provenant des gestionnaires du programme doivent être faites régulièrement pour permettre aux utilisateurs finaux de sentir qu’on leur laisse la discrétion voulue au moment de la transaction. Ce sentiment d’autonomie incitera davantage les utilisateurs à se conformer aux politiques d’approvisionnement.
| Les entreprises aux pratiques exemplaires favorisent fortement l’utilisation des cartes commerciales et l’exigent de leur personnel. Le regroupement des paiements liés au voyage en un seul outil de paiement améliore la capacité de l'entreprise de saisir et d'analyser les données qui permettent de négocier avec les fournisseurs et de préparer des rapports de conformité (p. ex. suivi des progrès par rapport aux garanties de volume et à l'utilisation de fournisseurs privilégiés). |
| Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement, étude 2004 |
Les entreprises utilisent un éventail de techniques pour imposer l’utilisation de la carte commerciale, chacune en fonction de la culture unique de l’entreprise. Une des méthodes généralement utilisées est le signalement des écarts, où les utilisateurs et leurs gestionnaires sont informés de toutes les dépenses non conformes. Ce rapport peut être détaillé par produits de base ou d’autres catégories, comme le dictent les exigences de la politique. Plusieurs des entreprises qui ont participé à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement ont indiqué qu’elles utilisaient un système « progressif » où les titulaires de cartes recevaient d’abord un avis personnel du comportement non conforme. Au besoin, cet avis était suivi plus tard par le non-remboursement des dépenses non conformes. Une entreprise cliente de Visa a mis en place un système d'avis de non-conformité progressifs par courrier électronique qui aboutit à la suspension de la carte lorsque des achats non conformes atteignent un certain seuil.
La conformité, particulièrement dans les grandes entreprises, est plus grande s’il existe au départ des contrôles rigoureux quant aux personnes admissibles à participer au programme. Ceci permet de réduire le besoin ultérieur de mesures disciplinaires. Toutefois, la meilleure garantie de conformité demeure la communication avec les utilisateurs, les superviseurs et les cadres supérieurs de l'entreprise. Les gestionnaires des unités commerciales doivent connaître la façon dont le programme de cartes commerciales augmente l'efficacité des processus d'approvisionnement D&R ainsi que les économies générées par le programme. Les paliers de gestion appropriés doivent également être maintenus dans le cercle des intervenants lorsque des occasions d'expansion du programme sont identifiées afin que l'organisation réagisse rapidement pour saisir les nouvelles possibilités d'économies.
Le contrôle de l'utilisation des cartes commerciales comprend également l’orientation des dépenses vers les fournisseurs privilégiés de l'entreprise afin de profiter des volumes de dépenses et de satisfaire aux conditions des ententes négociées. En permettant aux dépenses d’être regroupées plus efficacement et complètement, un programme de cartes commerciales peut augmenter le volume des dépenses orientées vers les fournisseurs privilégiés, augmenter les ristournes possibles et déclencher d’autres incitatifs ultérieurs, tels que des prix spéciaux et d'autres ententes négociées en fonction de l’accroissement du volume.
Une entreprise a d’ailleurs exigé que tous les achats D&R passent par son système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), ce dernier étant intimement intégré aux processus d'approvisionnement D&R. Tout achat D&R qui ne passe pas par ce système ne sera pas remboursé, et puisque la carte commerciale est requise pour effectuer des achats au sein d’un système ERP, l’utilisation de la carte est assurée. Une autre entreprise avise son émetteur de carte lorsque des employés découvrent un fournisseur qui n’accepte pas la carte de cet émetteur. L'émetteur encourage le fournisseur à se joindre au programme. Si cela ne fonctionne pas, l'entreprise elle-même informe le fournisseur que l'acceptation de la carte est obligatoire.
| Les entreprises aux pratiques exemplaires élaborent des politiques D&R pour l’ensemble de l’entreprise et les communiquent de façon à en maximiser l’observation. La politique doit être claire, facilement accessible et largement diffusée. Faciliter la compréhension de la politique par les employés appelés à voyager ainsi que leur adhésion à celle-ci favorise la conformité, diminue les conflits liés à la politique au moment des réservations et augmente les avantages liés à cette conformité. Les entreprises chefs de file veillent à ce que les politiques en matière de D&R correspondent aux objectifs généraux en matière de processus de l’acquisition au paiement et à ce que ces politiques soient cautionnées dans les faits par les dirigeants. |
| Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement
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L’élaboration et la distribution de toute politique en matière d'approvisionnement D&R, ou de tout approvisionnement, à l'ensemble de l'entreprise, comportent plusieurs avantages pour les organisations de toutes tailles. Cela permet d'augmenter la conformité aux programmes avec des fournisseurs privilégiés et les avantages de suivi que nous avons mentionnés auparavant. Il donne également aux titulaires de carte individuels un meilleur aperçu des restrictions en matière de déplacement ou d'approvisionnement qui sont en place et pourquoi ils le sont, il informe ces derniers des mises à jour de la politique et des modifications qui y sont apportées, et accorde le pouvoir décisionnel aux titulaires. Une politique d'approvisionnement peut réduire la charge administrative assignée à la fonction approvisionnement et peut favoriser l’adhésion au niveau des utilisateurs.
L’approche adéquate concernant le processus de développement d’une politique d’approvisionnement à l’ensemble de l’entreprise commence par l’engagement actif des employés à fournir des informations quant à la façon dont la carte est utilisée au quotidien et quant aux endroits où des améliorations peuvent être apportées. Un examen de la politique courante et des données sur les frais de déplacement est également requis pour connaître où les améliorations et les modifications les plus prometteuses pourraient être apportées. L’adhésion et la caution des hauts dirigeants démontrent que l'entreprise favorise l’application de la politique partout et à tous les niveaux, et aident à augmenter la motivation et la conformité. De même, cela permet de garantir que les hauts dirigeants demeureront eux-mêmes intéressés et engagés à long terme.
La politique de cartes commerciales doit être largement diffusée. Le processus devrait commencer par la formation des nouveaux employés, et se poursuivre par la transmission de courriels et de messages vocaux périodiques, ainsi que le maintien de l’information la plus récente sur l’intranet de l’entreprise, le cas échéant. Un format convivial avec une foire aux questions (FAQ), empêche le programme de sembler complexe et intimidant aux utilisateurs finaux; ces derniers se sentent alors attirés par le programme, permettant ainsi aux utilisateurs de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions en plus d’alimenter leur sentiment d’appartenance. Une entreprise qui a participé à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement a découvert que la communication périodique des modifications et des mises à jour apportées à la politique D&R avait permis de réduire de 13,5 millions à 9 millions de dollars les frais de déplacement. La communication est continue et elle inclut des avis sur les réussites ainsi que des conseils aux employés appelés à voyager.
« La communication est la meilleure façon d’amener les utilisateurs à se conformer davantage à la politique », indique une entreprise cliente de Visa. « Je renseigne les présidents des unités commerciales sur les occasions d’utilisation de la carte pour payer des dépenses et souligne les économies associées disponibles pour l'ensemble de l'entreprise. De plus, nous avons découvert que le fait de rendre obligatoire l’utilisation de la carte jusqu’au niveau des hauts dirigeants et la mise en place d’une tolérance zéro envers l'utilisation de la carte personnelle ont permis une conformité presque totale. »
La quantité et la qualité des données sur les dépenses qui peuvent être incorporées dans les rapports de dépenses au moyen du programme de cartes commerciales comportent l’avantage additionnel d’encourager la conformité des titulaires de carte. Cela permet aux gestionnaires du programme de suivre de près la conformité en matière de dépenses, de corriger les habitudes d'achat « non conformes », et d’indiquer la situation et la réussite du programme aux dirigeants. Une concurrence interne, qui est soutenue par des renseignements détaillés sur les dépenses, peut être utile pour encourager la conformité lorsque la réussite d’une unité commerciale est comparée à celle des autres.
En bout de ligne, la façon dont les entreprises communiquent les politiques et les procédures dépend largement de la culture de l’entreprise, mais les participants de l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement s’entendent tous sur le besoin d'avoir des politiques et des procédures de dépenses largement diffusées et sur la nécessité de les mettre à jour et de les réviser périodiquement.
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