Un programme de cartes commerciales efficace et qui s’exécute sans heurt naît d'un travail préparatoire solide. Cela signifie entre autres de définir les catégories de dépenses et les limites d’autorisation des transactions, en maintenant toujours l’équilibre entre la simplicité d'utilisation et le besoin de contrôle. En plus d’effectuer une analyse approfondie des dépenses, des cibles de dépenses doivent être définies et des mécanismes de contrôle doivent être mis en place. Les codes de catégories de marchands (CCM), les classifications types des industries (CTI) et les contrôles des autorisations de transactions sont essentiels pour améliorer le contrôle des dépenses.

Les entreprises qui ont participé à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement diffèrent en fonction des types de produits qu’elles acceptent dans le cadre de leurs programmes de la carte commerciale, et également en fonction des montants cibles de dépenses sur cartes qu’elles ont fixés. Malgré ces différences, un sentiment commun ressort de l'étude et montre que les produits et les cibles de dépenses sont des éléments essentiels des paramètres qui doivent être définis pour les transactions admissibles avec les cartes Approvisionnement, afin de s'assurer que les cartes sont utilisées de manière appropriée et que l'entreprise profite pleinement du programme.

Le processus permettant de déterminer les paramètres de la carte commerciale exige une analyse approfondie des dépenses. Il s’agit d’un processus à plusieurs étapes qui commence par l’examen des données des comptes créditeurs de l’entreprise afin de déceler les tendances telles que les dépenses moyennes et le nombre de transactions par produit. L’objectif vise à reconnaître les transactions à volume élevé ou celles qui sont périodiques et à effectuer la transition de celles-ci vers le programme de carte. Les exigences actuelles en matière d’autorisation de transactions (autorisations avec signature ou demandes d’achat, par exemple) peuvent varier en fonction du produit et du montant en dollar, et ces dernières devraient être analysées afin de déterminer les articles qui exigent des procédures de vérifications finales plus strictes afin de maintenir les contrôles voulus. L’expérience de l’émetteur de cartes est inestimable à cette étape afin de déterminer quels achats devraient être admissibles avec une carte.

Les cibles de dépenses doivent être déterminées pour une variété de produits, de divisions et de rôles fonctionnels de l’entreprise. L’établissement de ces cibles est essentiel pour déterminer le bon fonctionnement du programme de carte et les avantages qu’en retire l’entreprise. En déterminant les cibles, les personnes qui ont la responsabilité de mettre le programme sur pied se soucient non seulement des économies et des efficiences voulues, mais également de la fourchette en dollars qui caractérise les achats au sein des divers groupes de produits admissibles.

Habituellement, les cibles devraient être légèrement plus élevées que le coût des achats les plus fréquents (p. ex. des fournitures de bureau à 500 $). Ceci permet de faire passer la plupart des transactions actuelles dans la catégorie « admissible », mais de déterminer également un plafond ferme d'autorisation de transactions et de contrôle. Bien entendu, les limites peuvent être modifiées plus tard en fonction des besoins. Dans certains cas, des limites peuvent être définies à des niveaux différents au sein des mêmes unités d’entreprise ou des mêmes groupes d’utilisateurs : en déterminant des limites plus élevées pour les titulaires de carte que l’on considère de « supers utilisateurs », ce qui augmente le volume des dépenses qui font partie du programme de la carte commerciale.

Les objectifs généraux de l’entreprise peuvent aussi influencer l’établissement des limites : une entreprise qui a participé à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement veut réduire le nombre de demandes traitées, la plupart étant habituellement des transactions de quelques dollars, afin de réduire de façon importante la paperasserie. La décision consistait à déplacer tous les achats de moins de 1 000 $ vers le programme de la carte Approvisionnement.

Tout comme pour les cibles de dépenses, l’on doit également trouver un équilibre entre le contrôle et la simplicité d’utilisation lorsqu’il s’agit des limites de crédit. Ici, la décision sera fondée sur une analyse du volume mensuel des approvisionnements; les limites peuvent être révisées et modifiées, au besoin, lorsque le programme est en place et fonctionne. Il est quelquefois utile de revoir les dépenses plus fréquemment au cours des étapes pilotes et du déploiement d’un nouveau programme, et de diminuer de façon progressive la fréquence des vérifications au fur et à mesure que les habitudes voulues de consommation s'implantent.

Certaines des entreprises qui ont participé à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement ont profité d’un effet de levier additionnel attribuable au degré élevé d'automatisation, en programmant les paramètres d'approvisionnement directement dans leur système de planification des ressources de l'entreprise (PRE). Elles ont alors réduit le nombre d'autorisations de transactions tout en maintenant et en améliorant le contrôle : certains participants ont même éliminé complètement l’autorisation des transactions.

Les codes de catégories de marchands sont souvent utilisés afin de bloquer les tentatives d'un utilisateur d'acheter des produits auprès de commerçants qui ne sont pas inclus dans la politique fixée. Les catégories les plus évidentes incluent les bijouteries, les boutiques de fourrure et les spas, mais n’importe quelle catégorie peut être utilisée selon la stratégie de l'entreprise et le niveau voulu de contrôle des dépenses.

Toutefois, le blocage CCM est un outil qui doit être manié avec précaution et de façon à s’assurer qu’il ne nuit pas, par inadvertance, aux achats admissibles. D’ailleurs, l’on dénotait dans le cas d’une entreprise participant à l’étude Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement, que la fonction d’approvisionnement et quelquefois même un utilisateur individuel demande de débloquer une catégorie de marchands pour permettre d’effectuer un achat chez un commerçant particulier. Le fait que la permission doit être obtenue au préalable, parce qu’il s’agit techniquement d’un achat « hors politique », démontre que le blocage CCM est une stratégie de contrôle valable.

Au-delà de la fonction de blocage et de contrôle, les CCM et les CTI peuvent également aider les administrateurs du programme à séparer les données sur les dépenses des données sur les approvisionnements, à classer et à regrouper les données des dépenses d’après les fournisseurs et permettre d’accéder à des rapports normalisés et complets. Les codes sont habituellement fournis par les émetteurs de cartes et les fournisseurs pour simplifier le rapprochement avec les codes du grand livre. Dans un système de planification des ressources de l'entreprise (PRE) les CTI sont souvent associés aux fournisseurs alors que les CCM sont associés aux transactions, ce qui permet de visualiser le niveau de dépenses en fonction des produits. La réussite dans l’utilisation des CCM et des CTI pour les catégories de données des dépenses et des approvisionnements dépend d'une définition attentive de la méthode de classement des dépenses au début du processus, y compris la collaboration avec les émetteurs de cartes, les fournisseurs et les autres fournisseurs de données CTI et CCM ainsi que la façon d’intégrer les données dans les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (PRE) ou les entrepôts de données sur les dépenses et les autres méthodes de création de rapports.

Une grande entreprise a d’ailleurs réduit le temps requis par les processus de rapprochement en utilisant les CCM pour coder les comptes du grand livre et la logique fiscale dans son système, ce qui a permis d'éliminer la création des rapports de dépenses par les titulaires de carte. Les utilisateurs peuvent désormais vérifier tout simplement les rapports de dépenses déjà alimentés, et une intervention manuelle est requise uniquement lorsque des dépenses erronées doivent être réparties de nouveau. Une autre entreprise a ajouté les codes CTI à ses fichiers de fournisseurs dans une initiative stratégique de localisation des sources d’approvisionnement et a, de ce fait, permis de réduire le temps requis pour émettre des demandes de propositions.

Indépendamment de la structure d’un programme de carte commerciale ou du type d’organisation qu’il dessert, l’établissement de cibles de dépenses et de limites de transactions concrètes est l’une des premières étapes essentielles pour en garantir le succès. La manière de déterminer comment seront définis ces paramètres exige une analyse approfondie des dépenses permettant d'identifier où il est possible de retirer le maximum d'avantages.

La même attention devrait être accordée à l'utilisation des données CCM et CTI. Les données CCM peuvent facilement être utilisées pour bloquer des catégories de marchands que l’organisation ne souhaite pas inclure dans le programme de la carte commerciale. Toutefois les CCM et les CTI sont également des outils puissants de catégorisation de données qui permettent à l’organisation de mieux comprendre les tendances en matière de dépenses, et la valeur de cette information est multipliée encore davantage lorsqu’elle est intégrée aux systèmes informatiques de l’entreprise.