Les entreprises qui estiment posséder une approche « stratégique » de l'approvisionnement et du choix des fournisseurs sont souvent étonnées des avantages liés à l'instauration d'une véritable discipline d'approvisionnement stratégique. Dépassant largement la simple réduction des coûts, ces avantages profitent à tous les aspects des activités de l'entreprise, y compris les relations avec les fournisseurs. La connaissance constitue la clé de cette approche - savoir à quelles fins et comment les organisations dépensent et en quoi les diverses activités liées à l'approvisionnement peuvent contribuer à l'améliorer. En fournissant de l'information sur les dépenses, les programmes de carte commerciale ont un rôle à y jouer. L'alignement de la stratégie liée à un programme de carte commerciale avec celle du processus de l'approvisionnement au paiement de l'entreprise est essentiel pour tirer le meilleur parti possible du programme de carte.

L'approvisionnement stratégique gagne en importance dans les grandes entreprises, tout en étant un outil efficace soutenant les efforts de réduction des coûts. Bien que les entreprises aient depuis longtemps tenté d'obtenir des rabais de leurs fournisseurs, elles apprennent aujourd'hui qu'une discipline d'approvisionnement stratégique est, à cet égard, l'activité qui comporte la plus grande valeur ajoutée.

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement, étude 2004

Les avantages de l'approvisionnement stratégique découlent de l'instauration du processus en tant que discipline structurée de l'entreprise. Une étude effectuée en 2002 par Deloitte Consulting a montré qu'un processus sélectif d'approvisionnement stratégique pourrait générer des économies potentielles de 15 % à 25 %. Les avantages de l'approvisionnement stratégique dépassent toutefois largement la réduction des coûts. Pour instituer un projet d'approvisionnement stratégique, on doit se concentrer, en partie, sur l'élaboration d'un programme de paiement unifié. Dans certains cas, plusieurs programmes de paiement doivent être regroupés en raison de chevauchement, de double emploi, de difficulté à surveiller et à contrôler le processus complexe des dépenses ainsi que de gaspillage sur le plan de la gestion. La multiplicité des programmes de paiement peut également hausser grandement le nombre de dépenses non autorisées ou non regroupées, ce qui entraîne une perte de l'effet de levier auprès des fournisseurs. Le regroupement des programmes de paiement permet de mieux comprendre les dépenses dans l'ensemble de l'entreprise. Cette compréhension accrue sert de fondement aux principaux avantages de l'approvisionnement stratégique - la capacité d'analyser et de rationaliser le bassin de fournisseurs de l'entreprise. De plus, le fardeau administratif s'en trouve allégé et l'occasion est donnée de réduire nettement le nombre de bons de commande générés, et en particulier, les achats en grandes quantités d'articles à prix modique.

En renforçant les relations avec les fournisseurs ciblés de marchandises et services sélectionnés, un programme d'approvisionnement stratégique simplifie les données relatives aux dépenses et en accroît l'uniformité, ce qui contribue à diminuer le nombre et le type de catégories de dépenses à surveiller. L'appui et l'engagement soutenus de la haute direction sont un facteur essentiel dès les stades de la planification. En tablant sur eux, la prise de décision concernant l'approvisionnement stratégique peut se faire plus rapidement et intelligemment, augmentant ainsi la capacité de l'organisation à identifier les nouvelles possibilités et à en tirer parti.

Une entreprise aux commandes en ce qui concerne ses relations avec les fournisseurs est sans contredit un des principaux avantages de l'approvisionnement stratégique. Les gestionnaires de programmes peuvent plus facilement s'informer de l'état des relations avec les fournisseurs et orienter ces derniers vers l'octroi de meilleurs rabais. Il est en outre plus facile d'améliorer les niveaux de service, soit à la demande de l'organisation acheteuse, soit à l'initiative des fournisseurs, s'ils se montrent proactifs.

La mise sur pied d'équipes de négociation multifonctionnelles est une caractéristique fondamentale des programmes d'approvisionnement stratégique réussis. L'intégration dans l'équipe d'employés des secteurs de l'approvisionnement et des comptes fournisseurs est indispensable. Ces deux secteurs ont récemment reçu une plus grande attention de la haute direction, en tant que regroupements de « services partagés » dont l'apport peut être essentiel à d'autres secteurs et on les perçoit de plus en plus comme très interdépendants au moment d'entreprendre des projets, notamment d'approvisionnement stratégique. À cette fin, le secteur de l'approvisionnement fait valoir son expertise de la négociation et de l'industrie, tandis que celui des comptes fournisseurs met à profit sa capacité de fournir une analyse détaillée des données relatives aux dépenses. Cependant, le point de vue d'autres secteurs, tels que ceux de la TI et des finances, est également capital. Un des participants à l'Étude sur les pratiques exemplaires liées au processus de l'approvisionnement au paiement Visa de 2004 a en fait établi des liaisons attachées aux unités fonctionnelles de la division de l'approvisionnement qui, en collaboration avec d'autres unités fonctionnelles, identifient les possibilités de réduction du nombre de fournisseurs, de négociation de meilleurs rabais ainsi que d'une meilleure utilisation du système d'approvisionnement électronique de son entreprise. Ces liaisons améliorent également les communications opérationnelles entre le secteur de l'approvisionnement et d'autres unités fonctionnelles, répondant ainsi mieux aux besoins des utilisateurs.

Un programme de carte commerciale doit se conformer et s'intégrer à la stratégie globale de l'approvisionnement au paiement de l'entreprise. Les sociétés respectant les pratiques exemplaires s'assurent que des mesures précises de rendement de la carte commerciale soient instaurées, permettant ainsi la corrélation avec l'ensemble des objectifs du programme de l'approvisionnement au paiement.

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement, étude 2004

Un participant à l'Étude sur les pratiques exemplaires liées au processus de l'approvisionnement au paiement Visa de 2004 a estimé que le processus de l'approvisionnement au paiement de sa société a vivement retenu l'attention des principales parties intéressées lorsqu'il a aligné clairement les objectifs de sa stratégie de l'approvisionnement au paiement sur les objectifs généraux de l'entreprise. Grâce à des projets d'amélioration de la productivité, le processus de l'approvisionnement au paiement devrait contribuer pour 90 millions de dollars dans le montant global ciblé de 600 millions de dollars d'économies.

S'il est avantageux pour une société d'aligner étroitement sa stratégie de l'approvisionnement au paiement sur ses objectifs organisationnels généraux, sa stratégie en matière de programme de carte commerciale est capitale pour soutenir les objectifs de son programme de l'approvisionnement au paiement et l'aider à les atteindre. Son programme de carte commerciale doit être bien aligné pour appuyer des objectifs, tels que la baisse des frais de transaction et du volume des factures, l'amélioration de la gestion des fournisseurs, la réduction du cycle de paiement des dépenses, l'élimination des processus sur support papier, l'accroissement des contrôles, la maximisation de la portion et du montant des dépenses affectées aux fournisseurs préférentiels et la satisfaction accrue des utilisateurs.

S'il est avantageux pour une société d'aligner étroitement sa stratégie de l'approvisionnement au paiement sur ses objectifs organisationnels généraux, sa stratégie en matière de programme de carte commerciale est capitale pour soutenir les objectifs de son programme de l'approvisionnement au paiement et l'aider à les atteindre. Son programme de carte commerciale doit être bien aligné pour appuyer des objectifs, tels que la baisse des frais de transaction et du volume des factures, l'amélioration de la gestion des fournisseurs, la réduction du cycle de paiement des dépenses, l'élimination des processus sur support papier, l'accroissement des contrôles, la maximisation de la portion et du montant des dépenses affectées aux fournisseurs préférentiels et la satisfaction accrue des utilisateurs.

L'atténuation du risque est également beaucoup plus facile en mettant sur pied des projets comme celui des codes de catégories de marchands (CCM) pour bloquer les fournisseurs à risque élevé ainsi que l'établissement de limites de transactions autorisées. Une société participante à l'Étude sur les pratiques exemplaires liées au processus de l'approvisionnement au paiement Visa de 2004 a enregistré une diminution de 60 pour cent des dépenses non autorisées et non conformes, grâce aux capacités de contrôle et de rapport offertes par son programme de carte commerciale.

Des données complètes et détaillées fournissent un appui essentiel dans les relations avec les fournisseurs, surtout au moment de renégocier des contrats existants ou de conclure de nouvelles ententes. La disponibilité de données complètes et détaillées sur les dépenses simplifie également l'instauration d'un programme stratégique de gestion des fournisseurs, à la fois méthodique et centralisé. Un participant à l'Étude sur les pratiques exemplaires liées au processus de l'approvisionnement au paiement Visa de 2004 tient une rencontre trimestrielle avec ses fournisseurs et procède à une évaluation « antérieure et ultérieure » (trois mois précédents et trois prochains mois), à l'aide d'une carte de pointage mesurant le rendement des fournisseurs ainsi que celui de l'organisation. L'inscription des dépenses sur une carte commerciale accélère aussi le cycle de paiement, constituant ainsi un avantage certain pour les fournisseurs, mais dont l'entreprise peut également tirer profit au moment de négocier les contrats.

Lorsque le programme de carte commerciale d'une organisation est aligné sur sa discipline stratégique d'approvisionnement, l'ensemble vaut plus que la somme de chacun des éléments. Ce qui au départ représente des économies - impressionnant en soi, mais simple sur le plan conceptuel - offre des avantages plus complexes qui sont difficiles ou impossibles à obtenir autrement. Si un programme de carte commerciale ainsi qu'un programme d'approvisionnement stratégique sont planifiés de façon structuré et élaborés pour une intégration étroite, des améliorations telles que le regroupement des programmes de paiement, une gestion simplifiée, de meilleurs rapports, une compréhension et un contrôle accrus des achats et enfin, une plus grande adaptabilité aux changements et aux nouvelles possibilités en découleront presque naturellement En complément à une stratégie élargie de l'approvisionnement au paiement, l'approvisionnement stratégique et les programmes de carte commerciale constituent une composante essentielle des pratiques exemplaires.