Une fois en place, même le meilleur programme de contrôle des dépenses de l’entreprise atteint le niveau auquel les économies et les efficacités du procédé peuvent être mieux soutenues en incorporant de nouvelles catégories de dépenses. C’est à ce moment que les utilisateurs fréquents et les fournisseurs se rallient, et que des capacités étendues de préparation de rapports prouvent leur valeur, permettant aux administrateurs du programme de profiter des nouvelles possibilités. La plupart des entreprises ont tendance à utiliser les cartes uniquement lorsqu’il s’agit des articles souvent achetés et peu coûteux. Pour profiter pleinement des économies, les entreprises devraient également considérer la possibilité d’étendre l’utilisation des cartes à d’autres catégories de dépenses telles que les services temporaires et les ordinateurs.

La commodité d’un programme de cartes commerciales associée à une mise en oeuvre fortement appuyée par la haute direction amène une plus grande acceptation des employés et permet de maintenir des niveaux de conformité élevés au programme; ce qui a pour effet de procurer immédiatement des économies de coûts et d’assurer l’efficacité du procédé. Une gestion de programme et une discipline de dépenses solides permettent aux entreprises de réduire le bassin des fournisseurs, diminuant ainsi le fardeau administratif, l’un des « coûts accessoires » cachés de l’approvisionnement.

La diminution des coûts du traitement des commandes est l’un des repères utilisés le plus fréquemment pour mesurer la réussite des programmes d’approvisionnement de toutes sortes. Avant la mise en place d’un programme de cartes commerciales VISA, l’un des clients de Visa indiquait que le traitement d’une commande coûtait environ 120 $. Le programme a permis de ramener cette dépense à entre 4 à 6 $ par commande. De plus, les dépenses non autorisées et hors contrat ont été considérablement réduites et l’entreprise dispose désormais de la capacité requise pour établir des rapports sur les dépenses. La fonction d’approvisionnement de l’entreprise a également permis de renforcer le contrôle des dépenses, et de réduire le bassin de fournisseurs, permettant ainsi, lorsqu’il était possible de le faire, de consolider les dépenses auprès des fournisseurs privilégiés.

L’utilisation des cartes comme méthode de paiement permet aux organisations de réduire les coûts des transactions d’approvisionnement et les coûts du règlement. Les entreprises ont tendance à utiliser les cartes uniquement pour les articles souvent achetés et peu coûteux. Alors que l’utilisation des cartes dans ce but procure des avantages importants, les entreprises devraient examiner également la possibilité d’étendre l’utilisation de la carte à d’autres catégories de dépenses, y compris : les paiements périodiques (p. ex., téléphones, services publics), les services temporaires et les ordinateurs.

Étude 2004 sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement

Une fois que le programme de cartes commerciales VISA a été mis en œuvre et démontre des réductions de coûts et une augmentation de l’efficacité du processus commercial, la prochaine étape consiste à réaliser ces gains à travers un plus vaste éventail de catégories de dépenses. Quelquefois l’entreprise a tout simplement atteint un plateau pour ce qui est de la distribution des cartes, ayant joint le maximum d’utilisateurs. Pour profiter davantage de la réduction des coûts des transactions, et des efficacités qui résultent de la préparation de rapports et du contrôle améliorés, le déploiement d’un programme de cartes vers de nouvelles catégories de dépenses est la prochaine étape logique.

Le soutien de la direction est essentiel pour que l’ajout de nouvelles catégories de dépenses au programme de cartes s’accomplisse sans heurts. Le procédé commence par une analyse des habitudes de dépenses dans une ou plusieurs catégories cibles, une analyse des économies de coûts prévues et potentielles qui pourraient être réalisées en ajoutant de nouvelles catégories de dépenses au programme de cartes, et la présentation au gestionnaire qui a l’autorité d’autoriser le projet d’une analyse de cas bien étayée.

Afin de déterminer quelles sont les catégories de dépenses qui profitent le plus de la transition vers le programme de cartes commerciales VISA, l’étude sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement recommande d’examiner les relations existantes avec les fournisseurs en ciblant les fournisseurs où les niveaux de dépenses et de transactions sont plus élevés ou encore les paiements périodiques. Les émetteurs de cartes peuvent collaborer à l’analyse des fichiers des comptes créditeurs, au ciblage des fournisseurs et à la cueillette des données.

Une grande entreprise cliente qui s’était fixé comme objectif d’augmenter le volume de cartes de 75 pour cent dans une année, a découvert que la proactivité lui avait effectivement permis d’atteindre une augmentation de 450 pour cent au cours de cette période! « L’augmentation de volume n’a pas uniquement entraîné d’importantes efficacités en matière de procédés, mentionne l’administrateur du programme, nous avons négocié également de meilleures remises avec les fournisseurs de ces secteurs. »

Les relations internes entre les utilisateurs et la direction jouent également un rôle clé. L’une des entreprises s’est assurée de discuter de son programme de cartes au cours des différentes réunions des unités commerciales afin d’accroître la sensibilisation au programme, d’encourager l’utilisation de la carte et de recueillir les commentaires des utilisateurs. En fait, les utilisateurs de cette organisation ont proposé d’ajouter des catégories de dépenses aux achats effectués par cartes; ainsi, l’entreprise a dépassé ses objectifs en matière de montant de dépenses qui transite par l’utilisation de la carte.

Afin d’optimiser leurs relations avec les fournisseurs, les entreprises de premier plan analysent les dépenses totales de l’entreprise en évaluant les besoins de l’entreprise dans son ensemble par rapport aux options quant aux sources d’approvisionnement. Ce faisant, elles peuvent reconnaître les possibilités de rationaliser le bassin des fournisseurs et d’augmenter les achats chez les fournisseurs privilégiés.

Étude 2004 sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement

Les objectifs des programmes de gestion des fournisseurs sont à la fois stratégiques et financiers. Du point de vue stratégique, les objectifs de la gestion des fournisseurs sont déterminés par les besoins de l’entreprise dans son ensemble. Habituellement, les objectifs financiers consistent à établir le pourcentage des dépenses à assujettir à un contrat et les objectifs en matière d’économies imposées par la gestion financière.
L’acceptation des cartes VISA par plus de 600 000 établissements de marchands VISA au Canada augmente la commodité pour les utilisateurs de cartes, mais elle permet également d’élargir l’éventail des options de gestion des fournisseurs offert aux organisations qui utilisent les cartes VISA.

Les caractéristiques de la gestion des fournisseurs des programmes de cartes commerciales VISA incluent le blocage des codes de catégories de marchands pour empêcher le titulaire d’une carte d’accéder à des catégories de fournisseurs qui sont considérées plus risquées ­ ce qui n’améliore pas simplement le procédé, mais comporte également la possibilité de réaliser des économies de coûts.

« Nous sommes très satisfaits des économies que nous avons réalisées en ajoutant à notre programme de cartes commerciales VISA de nouvelles catégories de dépenses », indique un client, « je suis certain que nous pourrons étendre le programme à de nouveaux secteurs, permettant ainsi de réduire encore davantage nos coûts de traitement et d’accroître les économies que nous réalisons avec notre bassin de fournisseurs. »

En règle générale, il est possible de renforcer un programme de cartes commerciales en demandant tout simplement aux fournisseurs privilégiés d’accepter les cartes commerciales comme mode de paiement. De la même façon, il est possible d’encourager les fournisseurs à accepter des comptes virtuels ou « fantômes », qui sont établis afin que les transactions faites avec un fournisseur ou un type de services puissent être portées au crédit d’un compte. Deux des clients de VISA ayant participé à l’« étude sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement » ont profité de leur pouvoir d’achat pour demander à leurs fournisseurs d’accepter leurs cartes.

L’examen avec les fournisseurs des raisons qui motivent l’acceptation des cartes permet de s’assurer qu’ils adhèrent au concept, et que le traitement se déroule sans anicroches. L’un des clients de VISA a expliqué aux fournisseurs comment ces derniers profiteraient du programme ­ grâce à un délai de paiement accéléré de 80 pour cent.

« L’étude sur les Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l’acquisition au paiement » suggère d’autres façons d’augmenter l’acceptation d’un programme de cartes commerciales VISA :

- cibler d’importants fournisseurs locaux qui ont récemment mis en place un programme d’acceptation des cartes;
- mettre sur pied un consortium d’approvisionnement afin d’augmenter le pouvoir d’achat, ce qui encouragera l’acceptation des cartes par les fournisseurs; et
- rendre obligatoire l’acceptation des cartes dès le début, dans la DP ou le processus de soumission, ce qui permettra aux fournisseurs choisis de comprendre que l’acceptation du programme fait partie intégrante de la relation.

En définitive, l’un des principaux avantages de la mise en place d’un programme solide de gestion des fournisseurs est qu’il permet à l’organisation acheteuse de maximiser sa relation avec les fournisseurs. Ceci prépare la voie à d’autres économies et à d’autres efficacités lorsque vient le temps d’ajouter de nouvelles catégories de dépenses à un programme de cartes commerciales VISA au sein de l’entreprise.