Articles

Devriez-vous abandonner le papier ?

par Bob Ramsay, Février 2005

Devant la prolifération des ordinateurs de bureau pendant les années 1990, de nombreux experts avaient prédit que les entreprises n'utiliseraient plus jamais le papier. Erreur.

En fait, c'est le contraire qui s'est avéré. Selon la Ivy Business School de la University of Western Ontario, l'employé moyen d'une PME au Canada imprime 35 pages par jour et 60 % de toute l'information conçue par lui est imprimée. De plus, les notes et dossiers de plus des deux tiers des médecins canadiens sont sur support papier, en dépit des technologies accessibles qui leur permettent de mettre en ligne la moindre bribe d'information se trouvant dans leur cabinet.

Que faut-il en conclure ? Pourquoi le papier sert-il plus aujourd'hui qu'il y a dix ans ?

Eh bien, ce n'est pas en dépit de la technologie, mais bien à cause d'elle. En d'autres mots, comme le concluait la Ivy School, loin d'éliminer l'impression et l'utilisation du papier, la technologie leur sert de moteur.

La très grande rapidité des imprimantes actuelles possède un côté extrêmement pratique puisqu'il suffit d'appuyer sur la touche « imprimer » pour obtenir de multiples copies. De plus, l'expansion de la « culture de la conformité » dans le milieu des affaires nord-américain, où les entreprises sont tenues de conserver des dossiers sur à peu près tout pendant de longues années, est au moins synonyme d'excellentes affaires pour les entreprises de stockage de documents.

Le problème : bon nombre d'entreprises, grandes et petites, croulent sous le papier.

La bonne nouvelle : on peut corriger la situation.

Bien que depuis des décennies les experts en efficacité ont rêvé du bureau sans papier, c'est aujourd'hui seulement que la technologie est suffisamment abordable et disponible pour permettre aux petites entreprises d'envisager de se priver de papier. Comme le souligne la firme de consultants en informatique Comspec Communications Inc., de Toronto : « Les numériseurs sont plus rapides, les ordinateurs plus puissants, les dispositifs de stockage plus spacieux et les systèmes de gestion des contenus sont plus fiables, fonctionnels et intuitifs. »

En ajoutant à ces facteurs incitatifs, le fait que 7,5 % des documents imprimés sont mal classés et 5 % égarés, qu'il faut 10 minutes pour retracer un document sur papier dans votre bureau (sans parler des heures de recherche dans un entrepôt à l'extérieur), un nombre croissant d'entreprises ont de bonnes raisons de faire le grand saut en éliminant pour de bon le papier.

Voilà où les choses se compliquent.

Avec la hausse du magasinage en ligne, quantité de spécialistes avaient prédit au milieu des années 1990 la fin des établissements clic et mortier. Ils se sont trompés. Bon nombre de consommateurs ont refusé de choisir entre deux modes de magasinage et ont décidé de faire leurs emplettes au magasin et en ligne.

En d'autres mots, les nouvelles technologies ne remplacent pas les vieilles habitudes, mais élargissent plutôt l'éventail des choix.

Le comportement semble le même à l'égard du papier au bureau. Si elles ont le choix de documents en ligne et imprimés, de nombreuses entreprises opteront pour les deux.

À la différence du magasinage, cette double option se révèle coûteuse et source de gaspillage pour plusieurs entreprises, particulièrement pour les petites sociétés qui ne peuvent pas disposer de coût d'infrastructure comme les grandes entreprises.

Alors, comment un bureau passe-t-il de deux modes de fonctionnement à un seul, de papier et sans papier à uniquement sans papier ?

Il semble que le seul moyen réaliste d'y arriver, est de trancher net. L'entreprise de gestion de documents numériques Doc-It Inc., de Hamilton, estime qu'il est impossible de réussir si vous persistez à soutenir deux systèmes concurrents. En plus de l'obligation d'avoir un plan de mise à exécution, il sera nécessaire d'obtenir l'adhésion de votre personnel pour respecter le programme. Selon Doc-It, deux règles doivent être prises en compte par les entreprises en tant qu'éléments essentiels de leur planification d'un milieu de travail sans papier. En voici l'énoncé. À vous de réfléchir au degré d'efficacité que votre exploitation pourrait atteindre si vous n'aviez plus à utiliser le papier. Votre réponse devrait orienter votre enquête sur la faisabilité de ce passage de l'utilisation à l'abandon du papier dans votre entreprise.

1. Vous devez maintenir l'intégrité des documents de votre entreprise. Le passage au numérique veut dire le verrouillage des documents pour en empêcher l'altération. Cela entraîne également l'utilisation d'un format de fichier universel, tel que le PDF, ainsi que le contrôle des différentes versions de vos documents et de l'accès à ces derniers.
2. Vous devez vous conformer à la réglementation en plein essor concernant l'exactitude et la protection des dossiers conservés. En fait, vous devez composer avec le cycle de vie de tout document, ce qui veut dire sa durée de conservation déterminée et son mode de destruction lorsqu'il n'est plus d'aucune utilité. Vous devez également créer une piste de vérification qui permet de retracer le dossier pendant sa durée de vie.