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Définir les priorités de l'entreprise

par Roger Pierce, expert en entrepreneuriat, www.Bizlaunch.ca, février 2008

La gestion d'une petite entreprise comporte, pour les propriétaires, une liste de tâches à accomplir sans fin. Vous remarquez souvent que les objectifs importants de votre entreprise ne sont pas atteints, car vous jonglez avec de petites tâches à accomplir au quotidien, une course à la banque ou l'envoi d'un courriel, par exemple.

Un entrepreneur doit apprendre à définir les priorités afin de participer à la croissance de son entreprise. La façon dont vous employez votre temps est plus importante que le temps lui-même. Vous devez donc modifier l'organisation de votre semaine de travail.

Considérez les suggestions suivantes pour définir, organiser et établir vos priorités :

• Utiliser la « règle des 3 ». Plutôt que de créer des listes de tâches à accomplir sans fin, fractionner les objectifs qui vous importent ainsi que les tâches connexes en petites grappes de trois.

  Tentez d'accomplir uniquement trois choses chaque semaine pour faire avancer vos objectifs mensuels. Planifiez trois petites tâches tous les jours qui contribueront à atteindre vos objectifs hebdomadaires. Une fois ces tâches planifiées, il est amusant de constater que les tâches de moindre importance trouvent la place qui leur convient.

  L'objectif du mois peut-être, par exemple, de conquérir un nouveau client. Pour atteindre cet objectif, vous devrez peut-être organiser cinq présentations pour les clients éventuels au cours du mois. Pour garantir ces cinq rencontres, vous devrez peut-être communiquer avec dix clients éventuels par une sollicitation au hasard. Planifiez une heure par jour pour appeler deux clients éventuels. Cinq jours plus tard, vous aurez presque atteint votre objectif mensuel.

  Fractionnez tout simplement votre semaine de travail afin de soutenir deux autres objectifs mensuels, et voilà, vous suivez la « règle des 3. »

  L'auteur à succès Stephen Covey l'a bien compris dans son livre, Les 7 habitudes des gens efficaces. Monsieur Covey suggère d'étiqueter les tâches à faire en tant que rochers, cailloux et sable. Il compare également le temps restreint qui nous est accordé pour accéder à un bocal de verre comportant une quantité restreinte d'éléments. Il recommande d'établir nos priorités comme étant des « rochers » et de les placer dans le bocal en premier, d'y placer ensuite les tâches de moindre importance appelées des cailloux. Les petites tâches à faire, comme les courriels, les appels téléphoniques et les courses, ce que monsieur Covey appelle du sable, sont filtrées comme par magie par les rochers et les cailloux plus gros, mais elles s'accomplissent tout de même.

  Essentiellement, le conseil de monsieur Covey consiste à identifier vos priorités de travail et de vie, les rochers, et de planifier les tâches s'y rapportant en premier.

• Planifier les tâches. L'établissement des listes de tâches quotidiennes à faire peut sembler productif, toutefois les tâches ne seront pas accomplies à moins d'y consacrer du temps.

  Tentez de planifier des tâches plutôt que d'établir une liste. Vous voulez vérifier vos états financiers? Planifiez cette tâche jeudi en après-midi. Vous voulez voir une nouvelle copie de votre site Web? Réservez le mercredi en matinée. Le fait de réserver du temps vous permet d'accomplir le travail.

  Assurez-vous d'accorder suffisamment de temps à chaque tâche. Lorsqu'ils planifient une tâche ou un déplacement pour se rendre à une réunion, certains entrepreneurs ont l'habitude d'accorder trois fois plus de temps qu'ils pensent nécessaire à cette tâche ou à ce voyage. Si vous finissez votre tâche ou si vous arrivez tôt à une réunion, vous pouvez alors utiliser ce temps pour accomplir autre chose. Par contre, lorsque vous n'avez pas accordé suffisamment de temps, le travail en retard s'accumule et les tâches à accomplir vous accablent.

  Le vendredi en après-midi, planifiez la prochaine semaine. Une fois que vous avez défini votre calendrier hebdomadaire, regardez-le et révisez-le pour être sûr que vous avez accordé suffisamment de temps aux éléments importants.

• Dire tout simplement « non » Les entrepreneurs sont tristement célèbres pour surcharger leurs calendriers. Nous disons souvent « oui » à des projets intéressants nous acceptons plus de travail que nous devrions.

  Pour ne pas perdre de vue vos priorités, il importe de dire « non ».

  Si on vous propose un projet, une nouvelle entreprise, de participer à des activités caritatives, un mentorat ou d'autres activités, considérez attentivement le coût lié à cette occasion. Le fait d'accepter permettra-t-il de faire avancer les objectifs de votre entreprise? Le fait de dire « oui » vous laissera-t-il moins de temps pour vos priorités personnelles, comme consacrer du temps à votre famille?

  Il est difficile de rejeter une occasion et même plus difficile de dire « non » à nos idées. Vous devez toutefois être égoïste lors de l'établissement de vos priorités si vous voulez atteindre vos objectifs commerciaux et personnels.

• Quitter votre entreprise. Il est difficile de penser à l'avenir de votre entreprise lorsque vous y travaillez tous les jours. Si vous voulez revoir votre plan d'affaires, élaborer une stratégie de croissance, penser à résoudre les problèmes actuels ou tout simplement respirer un peu, pensez à planifier une évasion mensuelle de votre entreprise.

  Les grandes entreprises l'appellent une « retraite »; partir loin vers un lieu de villégiature coûteux. L'endroit de votre évasion importe peu, vous préférez peut-être des endroits plus modestes, tels que votre bibliothèque locale, un café-restaurant préféré, un banc dans un parc ou la salle de conférence d'un collègue.

  Une évasion mensuelle vers votre endroit de réflexion favori, loin des téléphones et des ordinateurs, est un investissement sensationnel dans votre entreprise. Cet investissement vaut bien le temps loin des tâches quotidiennes; le travail sera toujours là à votre retour. Cette évasion est même plus importante si vous gérez une entreprise à domicile, puisque vous faites face à des distractions supplémentaires provenant de partout. Indépendamment de l'endroit choisi, vous retournerez détendu, ragaillardi et vous serez plus concentré à l'atteinte de vos objectifs.

Les directeurs généraux de grandes entreprises ne s'enlisent pas dans les tâches sans importance. Ils doivent planifier, définir les stratégies et diriger. Les propriétaires de petites entreprises doivent faire la même chose. C'est l'unique façon de réaliser les rêves que vous avez à l'égard de votre entreprise.