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L'excellente et la bonne gouvernance des petites entreprises

par Dianne Rinehart, Mai 2004

Alors que les géants succombent, - Martha Stewart, Conrad Black, pour n'en nommer que deux - les propriétaires de petites entreprises devraient réfléchir à leur propre vulnérabilité.

Que signifie un comportement approprié au sein d'une petite entreprise ?

« Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, les règles demeurent les mêmes » souligne Stewart Thornhill, professeur adjoint de gestion générale à l'Ivey School of Business, de l'University of Western Ontario à London.

En fait, lorsque vous êtes une petite entreprise il est temps de songer à la culture d'entreprise que vous voulez définir, parce qu'à ce moment?là vous avez la possibilité de le faire, dit-il.

Êtes-vous autocratique ou démocratique ? Voulez-vous une culture d'entreprise ouverte qui permet à tous de scruter les registres ou préférez-vous que personne n'y ait accès ? Songez-vous à offrir des heures flexibles de travail ? Voilà les questions auxquelles vous devez songer maintenant, mentionne M. Thornhill, afin de pouvoir influencer vos employés et de définir cette culture avant que l'entreprise ne soit trop grande.

Les systèmes de valeur des grandes entreprises sont souvent semblables à ceux des petites entreprises

« Les choses qui s'intègrent aux grandes entreprises sont simplement ce qui était fait au niveau d'une petite entreprise, mentionne M. Thornhill. La façon dont vous gérez votre entreprise pendant les premières années de son existence modèle l'avenir de votre entreprise. Ne pas y songer signifie qu'une « culture par défaut » s'établira », indique-t-il.

Contrairement à la plupart des grandes entreprises qui remettent des politiques d'entreprise écrites aux employés dès le premier jour au travail, la plupart des entrepreneurs n'ont pas le temps de les rédiger, mentionne-t-il. Ils peuvent toutefois les mettre en pratique et être un exemple pour leurs employés.

« Lorsque vous démarrez une entreprise, les gens qui acceptent de travailler avec vous alignent leur conduite sur la vôtre », indique M. Thornhill. « Si vous acceptez le comportement indésirable d'une personne, il y a de bonnes chances que ce comportement se reproduise. Par ailleurs, les agissements inappropriés d'un entrepreneur influent sur la culture de l'entreprise. »

« L'entreprise ressemble à une famille », indique M. Thornhill. « Les enfants apprennent de leurs parents. Votre comportement dicte celui des autres. »

La culture d'entreprise que vous définissez sera fondée sur votre type d'entreprise, conseille M. Thornhill.

Des cultures différentes exigent des réponses différentes

Si vous dirigez une entreprise dot.com dont l'activité dépend des réalisations de la pensée créative pour lesquelles vous pouvez facturer des marges élevées, vous voulez que vos employés jouissent d'une certaine liberté. Ils peuvent s'asseoir, manger une pizza et jouer au billard pendant qu'ils réfléchissent. Par contre, si vous dirigez une entreprise de production de bidules au meilleur prix, votre style de gestion sera complètement différent. Ici, l'assiduité sera primordiale puisque tous les instants de production sont importants.

Ce type d'analyse de la culture d'entreprise s'adresse également à vos pratiques d'embauche. Embauchez-vous habituellement des personnes uniquement parce qu'elles sont compétentes ou plutôt des personnes permettant de pourvoir un poste particulier où la « compatibilité » est le critère le plus important ? Cela influence également la culture d'entreprise.

La planification peut éviter une montagne de regrets

Il importe de réfléchir à l'avance à ces points, de planifier votre comportement en conséquence et, s'il est possible, de former un comité qui agira comme le conseil d'administration d'une grande entreprise, mentionne M. Thornhill.

Organisez une rencontre tous les trois ou quatre mois avec un groupe, peut?être votre avocat et votre comptable, ces personnes pourront vous indiquer si quelque chose ne se déroule pas de la façon appropriée, mentionne M. Thornhill. « Ils pourraient vous alerter si les procédures sont trop expéditives ou relâchées. »

Le domaine financier, comme le révélaient les récentes histoires dans les médias, est l'un des domaines les plus communs où les choses peuvent s'envenimer. « Il doit y avoir quelqu'un qui est responsable des registres comptables », indique M. Thornhill. « Beaucoup d'entreprises ont des problèmes parce que l'entrepreneur lui-même en a. Il est possible d'avoir un excellent un produit, un excellent marché et une excellente équipe de vente. Mais si vous ne vérifiez pas vos chiffres, cela peut vous mener droit au tribunal des faillites. »

Pour éviter ces problèmes, songez à la conduite de vos affaires.

Avez-vous des lignes directrices en matière de « conduite des affaires » ?

L'une des façons de lancer le processus d'élaboration de lignes directrices d'une entreprise est de consulter le guide de « conduite des affaires » d'une grande entreprise afin de relever ce qu'il contient. Vous retrouverez probablement certains des thèmes suivants :

• L'entreprise veille à ce que les employés respectent tous les règlements de l'entreprise.
• L'entreprise accorde des promotions au mérite.
• L'entreprise veille au respect de tous les employés et à ce qu'ils respectent tous les autres employés ainsi que les gestionnaires.
• L'entreprise exige l'assiduité des employés et une confirmation de l'absence en cas de maladie.
• L'entreprise veille à ce que les personnes aient des comportements sécuritaires
• L'entreprise interdit la possession ou la consommation d'alcool ou de drogues pendant les heures de travail ou dans les locaux de l'entreprise (y compris dans les véhicules).
• L'entreprise respecte l'environnement et les réglementations connexes.
• L'entreprise veille à ce que les employés aient une apparence professionnelle.
• L'entreprise veille à ce qu'il n'y ait aucun conflit d'intérêts dans les transactions commerciales, aucun pot-de-vin ni aucun cadeau utilisés pour influencer les décisions.
• L'entreprise veille à la tenue appropriée des registres et des factures.
• L'entreprise veille à la confidentialité des projets de l'entreprise.