Articles

L'étiquette en affaires pendant la saison des Fêtes

par Rédaction Roger Pierce, expert en entrepreneuriat, www.Bizlaunch.ca, novembre 2008

Le plaisir que nous ressentons pendant la saison des fêtes s'accompagne souvent d'un stress lorsque nous songeons aux cadeaux à offrir, aux sommes à dépenser et à la façon de recevoir. Vous trouverez ci-dessous les mondanités et les indispensables fondamentaux de la saison des Fêtes.

Offrir un cadeau
Les cadeaux d'entreprise sont une excellente façon d'exprimer votre appréciation aux clients, aux employés et aux fournisseurs. Toutefois, le choix d'un cadeau approprié peut présenter un défi. Voici quelques questions sur lesquelles réfléchir :

• Le destinataire a-t-il le droit d'accepter un cadeau? La politique de l'entreprise peut interdire aux clients et aux fournisseurs de recevoir des cadeaux. Un don en leur nom est souvent un choix acceptable.
• Quel cadeau serait approprié? Quel montant en dollar (plafond ou plancher) devrait être considéré? Vos destinataires ont-ils des intérêts communs? Les réponses à ces questions vous aideront à mettre le doigt sur un cadeau que vous pouvez offrir à quiconque et faciliteront l'achat de cadeau.
• Le cadeau doit-il être unique? Si vos destinataires reçoivent chacun un cadeau unique, sauront-ils ce que les autres ont reçu? Dans l'affirmative, choisissez des cadeaux d'une valeur semblable.
• Si vous êtes à court d'idées, le site économies Visa Affaires est l'endroit tout désigné. Vous gagnerez du temps et profiterez d'économies substantielles sur les cadeaux.

Accepter un cadeau
La réception d'un cadeau exige de la distinction et le respect de l'étiquette. Lorsque le cadeau est remis en personne, il ne suffit pas de dire « merci ». Si le cadeau a été livré, il est approprié de remercier la personne par la poste. Ne vous préoccupez pas du fait de recevoir un cadeau sans en offrir un en retour, dans certains cas il n'est pas nécessaire de le faire. Cherchez plutôt une occasion spéciale de remercier cette personne à l'avenir.

Réception des Fêtes
De quel budget disposez-vous pour organiser une fête d'entreprise? Lorsque vous songez à ce montant, considérez les répercussions fiscales de l'événement. L'organisation d'une réception des Fêtes ou d'une excursion pour vos employés ou vos clients est une dépense d'entreprise entièrement déductible. Par contre, l'offre d'un repas du midi à votre groupe vous accorde uniquement une déduction de 50 % de la facture.

L'organisation d'une fête d'entreprise pendant la période des Fêtes permet de célébrer l'année précédente et de susciter l'enthousiasme des équipes pour l'année à venir. Parce que décembre est une période de grande activité, certaines entreprises décident de reporter la fête en janvier et même en février. Si vous optez pour ce choix, informez les individus en décembre, ils pourront anticiper cette fête dans la nouvelle année.

Lorsque vous planifiez la fête, pensez à quelque chose d'amusant et d'unique tous les ans, afin que votre fête soit un événement anticipé. Par exemple, organisez un échange de cadeaux où chacun des participants apporte un cadeau d'une valeur prédéfinie (disons 20 $), et où chacun choisit un cadeau dans la pile. N'oubliez pas de prendre des photos de la fête et de les afficher rapidement afin de les partager avec tous. N'oubliez pas, chacun devrait rapporter un cadeau à la maison, il peut s'agir tout simplement d'une tasse portant le logo de l'entreprise.

Responsabilité d'un hôte attentionné
Si vous choisissez de servir de l'alcool, vous avez une responsabilité morale et légale à l'égard de la sécurité de vos invités. Veillez à la sécurité de chacun :

• les personnes qui gèrent la fête ne devraient pas boire;
• offrez une grande quantité de nourriture;
• demandez à une personne de s'occuper du bar, de préférence une personne accréditée qui sait le moment et la façon de refuser de préparer un verre pour quelqu'un;
• afin de maîtriser la consommation, offrez deux billets de consommation gratuits par personne et le choix d'en acheter d'autres;
• organisez le transport à l'avance, p. ex., les taxis ou les chauffeurs désignés;
• fermez le bar avant la fin de la fête et offrez encore de la nourriture et des boissons non alcoolisées;
• si la capacité d'une personne de se rendre à bon port vous préoccupe, empêchez-la de partir. Dans une telle situation, il peut être utile de demander l'aide d'une autre personne.

Divertir les clients
La période des Fêtes est une bonne excuse pour jaser avec les clients et entretenir les relations. Que vous soyez une personne exubérante ou introvertie, il existe une technique simple de jaser : l'écoute.

Lorsque votre client mentionne une activité ou un changement important dans sa vie, prenez-en note. Lorsque viendra la période des Fêtes, vous pourrez montrer que vous vous intéressez à lui ou à elle en tant que personne. « Avez-vous eu le temps de pratiquer la voile cette année? » « La saison estivale a été très pluvieuse et vous a peut-être empêché de profiter de votre chalet? » « Dormez-vous un peu plus maintenant que votre bébé a grandi? » Ces questions ouvertes permettent de se concentrer sur le client, d'apprendre à les connaître et de bâtir la relation.

Soyez génial et amusant, mais faites preuve de politesse, de courtoisie et de maîtrise. Les personnes se souviendront de votre comportement, agissez donc en conséquence.

La saison des Fêtes vous donne une raison de tendre la main et de montrer votre appréciation aux clients, aux employés et aux fournisseurs importants. Ne manquez pas cette occasion et vous profiterez des avantages tout au long de l'année suivante.