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Politiques et Règles de Pratiques sur la Gestion des Mesures d'Urgences

par Yosie Saint-Cyr, Aout 2005

Les conséquences désastreuses des catastrophes des dernières décennies qu'il s'agisse des risques que représentent les gestes causés par l'homme, ou les catastrophes naturelles, exigent qu'on tienne compte de la gestion des mesures d'urgence. Que vos affaires soient menacées ou non, l'expérience prouve que les situations d'urgences sont imprévisibles et inévitables. Avez-vous prévu, un plan d'urgence, des politiques et règles de pratique de mesure de sécurité et d'urgence en cas de sinistre?

Les spécialistes des sciences sociales et les médias exposent continuellement les effets des désastres humains ou catastrophe naturelle sur la société, l'infrastructure, et l'économie. Les compagnies deviennent de plus en plus conscientes des dommages que les désastres, les urgences et les interruptions peuvent infliger dans le cour normale des affaires; certains types de catastrophe comme les inondations, les tornades ou les tremblements de terre, ne peuvent être évités, alors que d'autres, causés par l'action humaine, telle que les accidents de transport et la guerre, surviennent à l'occasion malgré les pratiques et mécanismes de sécurité les plus perfectionnés.

Pour prévenir les situations d'urgence, répondre aux conséquences néfastes et être en mesure de continuer à assurer le fonctionnement, au moins minimal de leurs bureaux (contacter leurs clients ou leurs employés) les entreprises doivent adopter et faire observer des normes, des pratiques et des règlements de sécurité/mesures d'urgence appropriée.

Beaucoup d'entreprises procèdent à s'éduquer sur les diverses mesures d'urgence à prendre pour minimiser les effets potentiellement dévastateurs des catastrophes ci-haut mentionnées, et autres. De plus, les employeurs ont un devoir d'atténuer les conséquences néfastes des interruptions sur le cour normale des affaires, et de minimiser le risque aux employés d'être exposé à des matériaux infectieux et des organismes contagieux dans le lieu de travail. Sous la loi qui gouverne la santé et la sécurité au travail à travers le Canada, les employeurs ont un devoir de tout faire pour protéger la santé et la sécurité de tous les employés. Beaucoup de compagnies ont des mesures d'urgences en place en cas de problème météorologique, les grèves, les catastrophes naturelles (Force majeure), défaut de construction ou dommages d'équipement. Beaucoup moins ont des mesures d'urgences qui couvrent le risque aux employés d'être exposés aux maladies ainsi que les absences apparentées aux urgences reliées a la santé.

En surplus, les gestionnaires d'immeubles et les employeurs sont responsables des plans d'évacuation d'urgence des immeubles dont ils gèrent ou occupent. La loi sur la Santé et la Sécurité au travail et ses Règlements, exigent des employeurs de communiquer, d'informer et d'instruire leurs employés sur les plans et les procédures d'évacuation d'urgence en les fournissant des instructions suffisantes pour la prévention des incendies.

Une manière raisonnable de préparer votre compagnie est de développer un plan d'urgence, des politiques et règles de pratique de mesure d'urgence qui adressera des situations imprévues telles que :

• Les incendies (pendant les heures de bureau et durant la nuit)
• Un déversement de produit chimique
• Explosions
• Désastres climatiques (les inondations, les tornades, les tremblements de terre, les tempêtes de neige)
• Les pannes d'électricité prolongée
• Ordinateurs (krach ou virus)
• Crises de santé (les quarantaines)
• Les décès, incapacités et perte d'employés principaux
• Arrêts de travail
• Vol de clef/d'équipement/registres et données
• Accidents, blessures et autre situation de crise

• Assurer les employés que l'entreprise se préoccupe de leur santé. Communiquer que toute directive pertinente provenant des autorités sur la santé canadienne (c.-à-d., Santé Canada) et les autres agences de santé publique seront consultées sur les questions et problèmes de santé publique. Appuyer vos employés et prendre une approche équilibrée pour éviter de créer la panique, en s'assurant que les individus exposés aux risques et leurs collègues de travail reçoivent le soutien nécessaire.
  
  
• Désigner un individu ou comité la tâche de se renseigner et apprendre tout ce qu'il peut sur le problème d'urgence apparenté a la santé quand le temps vient. Obtenir les alertes médicales, sur la santé, du gouvernement et concernant les voyages (déplacement). Aussi, obtenir l'information sur les symptômes et les actions recommandées pour empêcher, contrôler et contenir la maladie en question dans votre lieu de travail. Tout ce qui est appris doit être documenté, reçu et communiqué.
  
  
• Désigner un ou deux individus la tache de répondre à n'importe quelle question relie a la situation ou crise apparente a la santé ou qui peut aider lors des autres situations de crise, et identifier ces ou cette personne à tous employés.
  
  
• Fournir aux employés l'accès aux services médicaux nécessaire pour diagnostiquer ou traiter des maladies ou risque apparent à la santé connue ou présumer du public (si tels services sont disponibles et appropriés).
  
  
• Développer et communiquer une politique et règle de pratique qui adresse les voyages d'affaires dans les lieux ou les risques de santé sérieuse ou dangereuse sont localisés. Les employeurs pourraient interdire ou pourraient limiter les voyages d'affaires non essentiels. Quand le voyage d'affaires est essentiel dans un lieu où les risques de santé sérieuse ou dangereuse sont localisés, les employés ne doivent pas sentir qu'ils ou elles sont obligées d'y assister. Ces voyages doivent être volontaire sous ces circonstances, et/ou des méthodes alternatives telles que la vidéoconférence devrait être mise à la disposition des employés, et indiqué dans une politique et règle de pratique.
  
  
• Développer et communiquer une politique et règle de pratique relative au congé qui place les employés sur dix jours (ou la période obligatoire de quarantaine) d'absence payés si ils ou elles ont été exposés à une maladie contagieuse ou un risque sérieux relie a la santé, ou si ils ou elles retournent d'une région désignée par Santé Canada ou autre agence gouvernementale comme un risque à la santé. Ce congé ne devrait pas être compté contre n'importe quel droit acquis accumulé ou autrement autorisé sous les lois sur les normes du travail d'une province ou territoire (tel qu'un congé spécial, familiale pour raison médicale, et de maladie). Cette règle de pratique doit aussi adresser la responsabilité immédiate de l'employeur de mettre en quarantaine n'importe quel employé présumé à risque ou n'importe qui, qui est venu en contact avec l'employé en question.
  
  
• Exiger des employés qui sont placés en congé d'obtenir un certificat médical après ils ont terminé la période du congé, confirmant qu'ils sont dans une condition qui est convenable pour retourner au travail.
  
  
• Développer une lettre standard afin de communiquer avec les employés qui sont présumés avoir été exposés au risque sérieux ou dangereux de santé ou qui retournent d'une région désignée par Santé Canada ou autre agence gouvernementale comme un risque à la santé. La lettre doit adresser les circonstances spécifiques à l'employé, de même que les conditions du congé alloué par l'employeur et les conditions de certification médicales. Telle communication envoyée à un employé devrait être gardée dans un fichier médical à part du fichier personnel de l'employé. Cette information doit être traite comme de l'information confidentielle, sans tenir compte si l'employé est confirmé ou non d'avoir contracté la maladie ou le virus.
  
  
• Rappeler aux employés que la politique et règle de pratique de l'entreprise et la loi fédérale/provinciale/territorial interdit la discrimination, le harcèlement des employés basés sur la nationalité, la race, ou le sexe.
  
  
• Superviser la santé des employés. Cependant, les employeurs ne doivent pas réagir hâtivement à un employé qui tousse ou démontre d'autres symptômes. Les employeurs ne doivent pas agir par crainte. Utiliser le bon sens : obtenir une liste de questions préparées par Santé Canada ou les autres agences de santé publique afin de déterminer si l'employé peut avoir été exposé au risque de santé. Si l'employé répond oui à n'importe quel des questions, discuter la situation avec l'employé et faire exécuter une quarantaine et/ou examinassions médicale pour l'employé et autre employé qui a eu contact avec lui ou elle.
  
  
• Développer et communiquer une politique qui adressera le droit de l'employé de refuser le travaillé sans crainte de représailles de l'employeur, si cet employé croit qu'il ou elle travaille dans des conditions dangereuses ou potentiellement dangereuses.
  
  
• Fournir les matériels et l'équipement nécessaire, tel que les masques (seulement quand il est nécessaire et rendu obligatoire par Santé Canada ou autres agence de santé publique).
  
  
• Amplifier le nettoyage des locaux.
  
  
• Prendre les mesures nécessaires pour fournir un environnement sain et sécuritaire pour les visiteurs et les clients.
  
  
• S'assurer que vous avez la trousse de premiers soins exigés par la législation sur la santé et sécurité au travail, de même que des lampes de poche, des piles, et une provision de nourriture et eau.
  
  
• Mettre vos employés à la maison et dans le lieu de travail à jour sur n'importe quel développement et n'importe quels risques associés au risque relié à la santé.

• Développer et communiquer une politique et règle de pratique qui planifie pour le télétravail et/ou la vidéoconférence pour permettre les employés de continuer de travailler en temps de crise. En ayant certains employés qui télétravail de la maison ou d'un bureau satellite, vous pouvez minimiser l'interruption des opérations et entretenez des services. Établissez un programme officiel et bien conçu avant que vous soyez confronté a n'importe quelle crise ou urgence. Construire une « trousse de télétravail » pour vous et/ou vos employés, y compris les lignes de conduite fondamentales du télétravail, une liste de numéro de téléphone important, les adresses de courrier électronique, les mots de passe et procédures pour rester en communication et sauvegarder les records important. Pour en apprendre plus sur le télétravail, consulter les sites suivant : http://www.ivc.ca/, http://www.workingfromanywhere.org/, http://www.teleworker.com/ et http://www.gilgordon.com/.
  
  
• Remettre à plus tard ou annuler les événements sociaux ou organisés par l'entreprise.
  
  
• Si les opérations de l'entreprise sont économiquement affectées, développer un plan pour geler de nouvelles embauches, introduire une politique et règle de pratique qui suspend le recrutement, réduit les heures de travail du personnel existant et procède au coupure du personnel de soutien et à temps partiel. Reconcevoir les opérations, le travail et les pratiques existantes pour s'ajuster aux nouveaux niveaux d'affaires et créer des mécanismes de sécurité intégrée est aussi recommandé. De plus, prendre conscience et profiter des efforts et programmes gouvernementaux durant et après la période de crise.
  
  
• Réévaluer la couverture offerte par la compagnie d'assurances sur une base routinière. Examiner si une couverture pour une interruption aux opérations ou d'autres types de couverture d'assurance sont offerte, adéquate et disponible a l'organisation.
  
  
• Sauvegarder les données critiques y compris les données maintenues par les employés. S'assurer que chaque employé sauvegarde régulièrement leurs banques de données, fichiers et qu'il y a en place une sauvegarde globale pour l'organisation entière. Ceci empêchera la perte des données et des fichiers après un « Krach » d'ordinateur ou dommages à la propriété.
  
  
• Assurer qu'une copie du ou des fichiers et données sauvegarder quitte le bâtiment de l'entreprise chaque soir
  
  
• Assurer vous qu'il y a en place une mesure de sécurité pour les ordinateurs tels qu'un système de barrière de sécurité (firewall) et un logiciel antivirus à jour
  
  
• Maintenir un système d'alarme pour incendie et arroseur (sprinkler).
  
  
• Le plan sur les mesures d'urgence a besoin de tenir compte d'un agenda long terme de plus d'un ou deux jours, ainsi que des scénarios plus graves.
  
  
• Instruire et entraîner les gérants, les superviseurs et les employés sur les mesures de sécurité et d'urgence.
  
  
• Réévaluer et réviser le plan, les politiques et règles de pratiques, ainsi que la gestion des mesures de sécurité et d'urgence régulièrement.

• Déterminer s'il est approprié de fournir un congé payé pour n'importe quelle interruption aux opérations due à une urgence ou un incident.
  
  
• Déterminer un plan d'action en cas qu'un employé a été ordonné sous quarantaine et refuse de se conformer en continuant de rentrer travailler.
  
  
• Les urgences reliées au risque de santé ou les maladies contagieuses sont différentes des maladies traditionnelles telles que grippes ou rhumes. C'est important que les employeurs entretiennent un sens de compassion avant d'accuser un employé d'absentéisme ou d'absentéisme chronique. Les employeurs doivent prendre le temps de communiquer avec les employés absents pour déterminer la raison pour leur absence. Si la raison est la crainte, rassurer l'employé que toutes les précautions nécessaires ont été prises pour empêcher le risque relié au risque de santé ou les maladies contagieuses d'entrer dans le lieu de travail.
  
  
• En cas, et pour justifier la quarantaine, exiger un certificat médical similaire à celui qu'exige le Ministère des Ressources Humaines et du Développement des Compétences (RHDC)
  
  
• Fournir aux employés de l'information compréhensive sur l'assurance-emploi disponible lors des mesures d'urgence reliées à la santé ou aux maladies contagieuses, ainsi que les lignes de conduite du Ministère du Travail se rapportant aux risques, aux absences, et aux obligations des employeurs/employés durant la période de quarantaine. Les employés, les directeurs et gérants, et les superviseurs ont besoin de savoir ce qu'ils doivent faire et ce qui est attendu d'eux dans les temps de crise.
  
  
• Réévaluer les régimes d'avantages sociaux afin de déterminer si les mesures de quarantaine sont couvertes.
  
  
• Déterminer comment les salaires seront payés au cas où les régimes d'avantages sociaux ne fourniraient pas de couverture ou prestation. Selon la maison de recherche Hewitt et associes, subventionner les absences dues a la quarantaine par une assurance incapacité courte terme peut avoir un impact négatif sur le programme de tarification par incidence, dépendant du nombre d'employés affectés, ceci pourrait augmenter les coûts de régime pour les employeurs. Les employeurs peuvent aussi considéré l'option de subventionner ces absences par la continuation du salaire ou par des congés sans solde pour mitiger et alléger les craintes des employés de voir réduire leurs congés de maladie durant la période de quarantaine.
  
  
• Prendre les mesures nécessaires pour sauvegarder la vie et les informations privées des employés affectés

• Indiquer les rôles et les responsabilités des employés
  
  
• Voies d'évasion et sortie de secours
  
  
• Les procédures et les instructions à suivre en cas d'une urgence
  
  
• Une copie du la loi sur la Sécurité et la Santé au Travail et ses Règlements applicables dans votre juridiction.
  
  
• Les sessions d'entraînement disponible et comment s'inscrire.
  
  
• L'emplacement des sorties, des alarmes d'incendie, des détecteurs de fumée et les arroseurs (sprinkler).
  
  
• L'endroit extérieur ou le personnel doit se réunir
  
  
• Quand et comment les exercices d'urgence seront tenus
  
  
• Liste sur les coordonnes d'urgence telle que numéro de téléphone des pompiers et de la police.

• La sauvegarde des employés/clients/du publique : la sécurité des employés, des clients et des invitées ou autres doit être la première priorité dans n'importe quelle urgence.
  
  
• La préservation de la propriété/des données et fichiers : en cas d'une urgence, les employeurs devront accéder rapidement a leur » équipement principal, leurs données et fichiers afin de reprendre les opérations.
  
  
• Restaurer les opérations : les employeurs doivent essayer de reprendre les opérations aussi rapidement que possible.
  
  
• L'évaluation de la perte et le rétablissement : une fois les opérations sont postérieurs branchés, les employeurs doivent évaluer les dommages et planifient pour le rétablissement.

Traduit du texte anglais : Emergency Preparedness Policies and Practices
Par Yosie Saint-Cyr-Cyr, Rédacteur chez HRinfodesk

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