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Préparation en vue de la réussite d'une foire commerciale

par Roger Pierce, expert en entrepreneuriat, www.Bizlaunch.ca, Octobre 2007

La saison automnale qui est à nos portes s'accompagne de foires commerciales. La plupart de ces foires ont lieu l'automne et l'hiver alors que les gens sont plus enclins à rester à l'intérieur.

Les foires commerciales demeurent un outil de marketing populaire pour de nombreuses PME. Une tendance se confirme quant aux foires adoptant une stratégie de créneau qui regroupe des fournisseurs impatients de capter l'attention des clients qui cherchent tout, des fournitures pour les animaux, aux logiciels en passant par les services de comptables.

Malgré l'efficacité potentielle d'un kiosque à une foire commerciale pour votre entreprise grandissante, l'investissement peut être important. Le montant comprend habituellement la location de l'espace du kiosque, les coûts de la conception graphique, les matières servant à la conception du kiosque, l'électricité, les cadeaux, la publicité avant l'événement, les frais d'expédition et les salaires des membres du personnel.

Il est essentiel de préparer un plan pour chaque événement afin de profiter au maximum du temps, de l'effort et des fonds que vous avez investis. Suivez les suggestions ci-dessous pour vous préparer à une foire commerciale réussie.

• Recherche sur la foire. Intéressez-vous à une foire qui attirera votre auditoire cible. Ne soyez pas impressionné par les statistiques sur l'achalandage. Il est quelquefois préférable d'atteindre 200 clients potentiels sûrs que de distribuer des brochures à 3 000 allants et venants.

  Demandez des questions pertinentes à l'organisateur de la foire et communiquez avec les exposants précédents pour connaître leurs opinions. La participation à cette foire a-t-elle généré des clients potentiels? La publicité sur la foire correspondait-elle à ce que prétendent les organisateurs? Les exposants participeraient-ils à nouveau à cette foire? Il est probable que votre investissement dans une foire en particulier génère des rendements si vous ne lésinez pas dans la préparation.

• Fixation de vos objectifs avant l'événement. Que voulez-vous accomplir avec un kiosque à la foire? Les exposants souhaitent habituellement accomplir trois objectifs différents : vendre des produits ou des services sur place, générer des clients potentiels ou promouvoir leur marque.

  C'est une erreur que de vouloir réaliser ces trois objectifs à votre kiosque. Le marketing efficace de la foire signifie souvent de choisir une seule de ces stratégies et de bien l'accomplir. Si votre entreprise souhaite, par exemple, générer des clients potentiels, concevez les documents présentés dans votre kiosque à cette fin, accordez la formation à votre personnel pour qu'ils sachent découvrir les visiteurs potentiels au kiosque et définissez des mécanismes afin de saisir les possibilités de vente.

• Élaboration d'un budget. Comme pour n'importe lequel des projets, les coûts peuvent aisément dépasser les prévisions à moins d'avoir élaborer un budget serré. Au-delà des frais du kiosque que vous versez à l'organisateur, prévoyez des frais pour l'impression du matériel, le salaire du personnel, le déplacement, l'expédition, la location du tapis, les présentoirs, l'installation, le raccordement électrique, l'accès à Internet, les cadeaux promotionnels et la commercialisation avant la foire.
• Promotion avant l'événement. Préparez un plan afin de promouvoir votre stand pour une foire à venir. Vous voudrez peut-être poster des avis ou les transmettre par courriel à vos clients ou clients potentiels avant l'événement. Ajoutez une ligne à propos de la foire dans vos courriels sortants quelques semaines avant l'événement ou faites circuler de la publicité dans les journaux locaux invitant les gens à « venir vous rencontrer à la foire. » Ne vous fiez pas uniquement à l'organisateur pour assurer l'achalandage. Tentez plutôt d'appuyer les efforts de l'organisateur en mettant en ?uvre vos propres communications avant la foire.
• Choix du personnel approprié. « Nous demandons à quiconque intéressé à s'occuper de notre stand lors de la foire de s'inscrire ici. » N'oubliez pas, les personnes qui seront à votre kiosque devraient provenir du marketing, de la vente ou des services de votre entreprise. N'envoyez pas le technicien en informatique à moins qu'il soit là pour parler de votre produit informatique. Choisissez des gens extravertis, amicaux, cultivés, prêts à travailler.

  Comme règle pratique, vous aurez besoin de trois personnes pour chaque 100 pi² (un kiosque de 10 pi par 10 pi) d'espace de présentation loué. Si votre kiosque est achalandé, vous voulez avoir suffisamment de personnel pour vous occuper efficacement de tous les visiteurs.

• Bonne conduite au kiosque. Le code de conduite du personnel de la foire commerciale inclut le port d'un vêtement professionnel (revêtiront-ils des chemises personnalisées de l'entreprise?), le fait de rester debout (non assis), la prise de nourriture et de boissons à l'extérieur du kiosque et l'interdiction complète des téléphones cellulaires. Rappelez à votre équipe d'apporter des atomiseurs plutôt que de la gomme à mâcher.
• Réservation d'une plage pour un orateur. La plupart des organisateurs de foire commerciale proposent des séminaires ou des ateliers lors de la foire pour offrir une valeur ajoutée aux invités et aux exposants. Les orateurs peuvent être des représentants des entreprises exposantes, des auteurs à succès ou des formateurs professionnels. Si cela s'applique, réservez une plage pour un séminaire ou un atelier. Il s'agit d'une occasion unique de promouvoir votre kiosque, de générer des clients potentiels et d'augmenter la visibilité et la crédibilité de votre entreprise.
• Suivi. Il n'est pas suffisant de recueillir le nom de clients potentiels, vous devez organiser un suivi. Étonnamment, de nombreux exposants n'effectuent pas le suivi des clients potentiels qu'ils ont générés à une foire. Les clients potentiels rencontrés lors d'une foire commerciale sont furtifs, vous devez donc prévoir le suivi dans les deux semaines de l'événement. Avant l'événement, discutez avec votre équipe de la façon dont vous communiquerez avec ces clients, préconiserez-vous la communication la poste, par courrier électronique ou par téléphone? L'approche dépend en grande partie des produits que vous vendez ou de votre processus unique de vente.
• Remue-méninges pour la prochaine foire. Peu de temps après votre expérience à la foire commerciale, réunissez votre équipe pour en discuter. Les objectifs ont-ils été atteints? Dans l'affirmative, pourquoi? Pourquoi pas? La documentation remise a-t-elle été utile? Avez-vous attiré le nombre de visiteurs voulus? Les dépenses lors de l'événement ont-elle été supérieures ou inférieures au budget établi? Demandez à chaque personne ayant participé à l'organisation ou à celle qui était présente la façon dont votre entreprise peut faire mieux la prochaine fois. L'examen après la foire vous permettra de décider de votre participation ou non à cette foire l'an prochain.